過去のPDF・Word・メール・紙の書類をOCRでテキスト化し、タグを付けて、根拠ごと検索できるようにします。士業・設計事務所・コンサルなど、過去の実務資料がそのまま次の仕事の材料になる方のための構築支援です。
過去の申請書・議事録がスキャンPDFのまま眠り、検索できない。
類似案件を探すたびに、フォルダを掘って数十分かかっている。
案件の経緯が担当者の記憶頼みで、引き継ぎのたびに情報が消える。
書庫の紙は増える一方なのに、デジタル化に手を付けられない。
過去文書を、検索して根拠に当たれる状態にします。手順は5段階です。保有文書の棚卸し診断、OCRによるテキスト化、Markdown化とタグ分類（案件別・年度別・種別）、検索画面の構築、そして運用ルールを定めての引き渡し。検索結果には原本ファイル名と該当箇所を必ず表示するので、「見つかったが根拠が確認できない」という状態になりません。
機密文書の扱いは設計の起点です。文書の機密区分を診断段階で確認し、クラウドに投入してよい範囲を着手前に決めます。秘密保持契約の範囲内で運用を設計します。
保有ファイルの種類・件数・機密区分を確認し、変換対象の優先順位をつける（目安100ファイル程度）。
スキャンPDF・画像・手書き資料を含めテキスト化する。認識精度は原本の状態（印字・手書き品質）に依存する。
案件別・年度別・種別でタグ付けし、検索しやすい形式に構造化する。
検索結果には必ず原本ファイル名・該当箇所・更新日を表示し、事件簿・期日管理との接続も検討する。
過去5年分の申請書・議事録・スキャンPDFが年度別フォルダに積み上がり、キーワード検索が効かない状態（ダミー想定）。
OCR・Markdown化により、キーワード1つで該当箇所・原本ファイル名・更新日つきの検索結果が返る。
保有文書の種類・件数・機密区分を確認し、対象範囲を決める。
PDF・Word・Excel・画像をテキスト化する。手書き資料は精度確認のうえ対応範囲を合意する。
案件別・年度別・種別のタグ体系を設計し、構造化データに変換する。
出典（原本ファイル名・該当箇所・更新日）を明示した検索画面を構築する。
新規文書の追加ルール・機密区分の運用・保守範囲を定めて引き渡す。
※当事務所内部での名刺データOCR処理実績（顧客の機密文書ではなく、自事務所の名刺整理業務）。個別案件の処理時間・精度は文書の種類・原本品質により異なる（サンプル値ではなく実績値・匿名処理）。
| 区分 | 内容 |
|---|---|
| プラン名／料金 | 初期構築 ¥500,000〜（税込）＋月額保守 ¥50,000〜/月 |
| 含むもの | 診断（目安100ファイル程度）、OCR実施、Markdown化、タグ分類設計、検索UI構築、運用ルール策定 |
| 含まないもの（別料金） | 100ファイル超過分の追加変換、事件簿・期日管理システムとの新規連携開発、他システムとのAPI統合、大量の手書き資料の高精度化対応 |
| 対応の上限 | 月次定例30分＋チケット3枚まで／月合計5時間まで |
| 応答SLA | 営業時間内（平日9–18時）・2営業日以内に一次返信 |
| 超過時 | ¥10,000/時間（税込）または個別見積 |
| 保守と改善の区分 | 保守＝検索インデックスの整合性維持、軽微な追加登録、障害対応／改善・追加（新機能・大幅な文書基盤拡張・他システム連携）＝別見積 |
| 前提・免責 | OCR精度は原本の状態（手書き・印字品質・スキャン解像度）に依存する。機密文書の取扱いは委任契約・秘密保持契約の範囲内で運用設計する（確定条件は個別見積時に提示） |
許認可・相続・契約書など、過去資料の参照が日常業務そのものである実務者が設計する。
当事務所の名刺整理では、PDF26件・1,080ページを約2.5時間で947件のデータに変換した（API費用は無料枠内で0円）。この手順を、お客様の文書量と機密区分に合わせて組み直す。
齋藤は開業24年の行政書士として、守秘義務を負って顧客の書類を預かり続けてきた。機密文書を扱う緊張感は、ツールの機能ではなく仕事の前提として持っている。
読み取れる場合と難しい場合があります。精度は原本の状態（手書き・印字品質・スキャン解像度）に依存し、100%は保証できません。診断段階で実物の一部を試し、精度を確認してから範囲を決めます。
もっともなご懸念です。文書区分ごとにクラウド投入の可否を着手前に確認し、投入しない文書の扱いも含めて運用設計します。契約は秘密保持条項を含む委任契約が前提です。
診断の目安は100ファイル程度です。それを超える分は追加の変換として別途お見積りします。まず一部の文書で試し、効果を見てから広げる進め方ができます。
新規の連携開発は標準範囲に含みません（別途お見積り）。ただし、将来の接続を想定したデータ構造で構築するので、後から拡張する道を残せます。
新しい文書の追加ルールを定めて引き渡します。ご希望があれば月額保守で、検索インデックスの整合性維持・軽微な追加登録・障害対応を続けます。
無料ミニ診断（60分）で、保有文書のサンプル数点をお預かりし、OCR適性・機密区分・想定工数を確認する。固定スコープで、超過分は別料金と明示する。
文書の山を診断に出す