社内に散らばる規程・マニュアル・過去の回答を、出典リンク付きで答えるAIにまとめます。ベテランの頭の中にあった答えを、誰でも引ける会社の資産に変えます。
散らばった文書を棚卸しし、AIが参照する知識ベースに整理します。質問すると、答えと一緒に必ず出典リンクが付きます。担当者は原文を確かめてから回答できるので、AIの答えを鵜呑みにする運用にはなりません。まずは社内の回答支援として導入し、お客様への最終回答は人が行います。
精度の分かれ目は、導入時の仕分けです。古い規程や期限切れの資料が混ざると、AIはそれを根拠に答えてしまいます。だから最初に「今も有効な文書」だけを選び、答えてはいけない領域のルールと、文書の更新ルールまで決めてお渡しします。
PDF・Word・画像・過去メールをOCRでテキスト化し、1か所に集約する。散在した資料を検索対象にそろえる作業から始める。
回答は必ず根拠文書名・版・更新日を添えて返す。「どの資料の何ページか」を担当者が自分で確認できる。
価格交渉・契約変更・クレーム対応可否など、人の判断が要る質問は自動回答せず、有人に引き継ぐ線引きをあらかじめ決める。
資料の更新日を記録し、一定期間が過ぎた文書には見直し対象の目印をつける。古い規程が誤回答の火種になることを防ぐ。
担当者の記憶と、52個に分かれたフォルダの資料。1件の問い合わせ対応に平均15分（サンプル値）の資料探しが発生。
質問を入力すると、出典文書名・該当箇所・更新日つきの回答ドラフトが数秒で返る。判断が要る質問は自動回答せず有人へ引き継ぐ。
保有文書の種類・件数・機密区分（社外秘・個人情報の有無）を確認する。
PDF・Word・画像を検索可能な形式に変換する。手書き資料は原本品質により精度が変わる。
何を自動回答し、何を有人に引き継ぐかを線引きし、社内で合意する。
実際の問い合わせ担当者に試用してもらい、回答精度と使い勝手を確認する。
資料の追加・改定を月次で反映し、更新日管理のルールに沿って運用する。
| 区分 | 内容 |
|---|---|
| プラン名／料金 | 初期構築 ¥300,000〜（税込）＋月額運用 ¥50,000〜/月 |
| 含むもの | 文書棚卸し（目安100ファイル程度）、OCR化、FAQ化（初期50問目安）、検索UI構築、回答テンプレート、更新ルール策定、月次更新（月5件までの文書追加・FAQ改訂） |
| 含まないもの（別料金） | 大規模文書基盤の新規構築、他システム連携（Notion・Slack等のAPI連携）、24時間監視、上限を超えるFAQ追加 |
| 対応の上限 | 月次定例30分＋チケット3枚まで／月5時間まで |
| 応答SLA | 営業時間内（平日9–18時）・2営業日以内に一次返信 |
| 超過時 | ¥10,000/時間（税込）または個別見積 |
| 保守と改善の区分 | 保守＝既存FAQ・出典リンクの整合性維持、軽微な更新反映／改善・追加（新機能・新規文書基盤の大幅追加等）＝別見積 |
| 前提・免責 | 回答は社内担当者向けの一次ドラフト。最終判断は担当者が行う。文書の正確性・最新性は顧客提供データに基づく（サンプル値・確定条件は個別見積時に提示） |
設計するのは、開業24年の行政書士・齋藤光宏です。自分の事務所でも、24年分の許認可ノウハウを文書化し、AIが参照して業務を支援する仕組みを毎日動かしています。
許認可の世界では、古い手引きを根拠に書類を作ると差し戻されます。だから「文書の鮮度管理が回答の質を決める」ことを、実務として知っています。ツールを納品して終わりではなく、更新の運用まで含めて設計します。
許認可・相続・契約書など、文書と根拠が命の業務を24年続けてきた実務者が設計する。
名刺OCR処理では、実際に26件・1,080ページのPDFを947件のデータに変換した実績がある（当事務所内部処理・匿名処理）。作れることを、自分の現場で先に証明している。
他社導入事例は匿名化（業種・規模のみ）して共有する。個別の顧客情報は開示しない。
それが最大のリスクなので、導入時に文書を仕分けし、古い規程・期限切れ資料を対象から外します。回答には出典リンクを付け、原文確認を前提にします。それでも混入は起こり得るため、月次の更新運用をセットにしています。
いいえ。まず社内向けの回答支援として導入します。お客様への回答は、担当者が内容を確かめてから行う運用です。外部向けの自動応答への拡張は、別途のご相談になります。
規程、マニュアル、過去の問い合わせ対応、議事録などです。紙やPDFしかない資料も、OCR化から対応します。形式が揃っていなくても、棚卸しからご一緒します。
アクセス範囲と保存場所は、設計時に取り決めます。機密性の高い文書を対象から外す選択も可能です。取扱いは秘密保持契約の範囲内で運用設計します。
初期構築と月額運用の2本立てです。対象文書の量とFAQの数で変わるため、詳細は料金ページをご覧ください。
無料ミニ診断（60分）で、保有文書の量・機密区分・想定FAQ数を確認し、初期構築の見積りを提示する。誇大な効果は約束しない。固定スコープで、超過分は別料金と明示する。
よく聞かれる質問トップ10で、まず試す